中華文教網移動版

 

       檔案是歷史、文化和知識的沉淀與載體，是原始的歷史記錄。在現代社會，人們時時刻刻都要接觸并應用到各種各樣的檔案資料。檔案與人們的日常工作、生活、學習密不可分，加強檔案的綜合管理，實行集中統一管理各種門類各種載體的檔案，有利于強化檔案的規范化、標準化管理,將為檔案實行現代化管理奠定基礎。現就檔案的綜合管理工作談一些粗淺的認識與大家共勉：
       一、檔案管理工作現狀
       1、對檔案管理工作認識不足。很多人對檔案管理工作意識淡薄，對檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，認為檔案管理工作可有可無。檔案資料的收集、整理、歸檔工作往往被忽視，嚴重影響工作的正常運轉。
       2、檔案管理人員責任感較差。一些檔案管理工作人員缺乏良好的職業道德，工作態度、奉獻精神及工作責任心不強，加之沒有扎實的檔案管理的理論知識，工作中存在嚴重的失位現象，同時對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，引不起管理層對檔案管理工作重視和支持。
       3、檔案管理現代化的意識不強，工作效率低下。由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當薄弱，嚴重的影響檔案管理的現代化進程，導致目前事業單位、企業、機關的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題，許多部門未能按上級制定的標準進行規范的操作。
       二、加強檔案綜合管理途徑
       1、加大宣傳力度，增強立檔單位和機關人員的檔案意識。通過開通檔案信息網、舉辦檔案展覽、專題研討、召開座談會等多種形式，擴大檔案工作的影響，力爭做到業務工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。同時，加強對檔案管理人員專業知識的教育培訓，經常督促檢查單位檔案收集和歸檔情況。
       2、完善、規范檔案管理制度。根據《中華人民共和國檔案法》“集中統一管理”原則，進一步完善、規范檔案綜合管理工作制度，逐步做到“三納入”，即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關部門的職責范圍和有關人員崗位現任制，使檔案工作實現統一領導、統一制度、統一保管和開發利用。在日常工作中形成的檔案，要及時按規定時間，歸類送還檔案室，這樣就可以防止檔案的流失，增強檔案的利用價值。
     （1）對不同類型的檔案，針對性地制定歸檔制度。歸檔的各類檔案應按照一定次序進行排列，分類別編寫卷號，起止年度和保管期限等。
     （2）基建類、設備類、照片類從文書檔案中抽出單獨編目錄號。在著錄時要統一規范題名，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
     （3）匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成組織機構沿革、大事記、基礎數字等匯編資料，以確保利用檔案的各種需要，使檔案的潛在作用得到升華 。
     （4）建立各類檔案統計臺帳，如檔案借閱登記薄、檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄等，做到臺帳清晰規范。
       3、利用現代技術，提高檔案的管理水平。當今社會是一個信息社會，隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，檔案管理實現現代是大勢所趨。采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。
       總之，檔案管理是一項長期性、系統性的綜合工程。作為檔案管理工作人員一定要進一步推進依法治檔，不斷加強檔案管理的科學化、規范化和現代化，創新管理，創新服務，與時俱進，奮發有為，切實提高檔案管理質量和水平，開創檔案管理工作新的業績。　

                                                            （作者單位：山西省呂梁市文水縣）