中學檔案管理信息化建設的有效措施
2020-07-28 09:51 今日文教2020、7、28、12版 呂愛國
山東省鄒城市第六中學 呂愛國
【摘要】中學檔案在實際管理中是非常復雜和繁瑣的，將信息化技術與檔案管理的有效結合是教育管理的發展趨勢。由于每年學生數量眾多，學生信息量數據龐大，并且學生檔案信息對于其發展和成長來說又是非常重要的，而現代信息大都以數據的形式保存在網絡中，極大地方便歸納整理、查找利用。因此，制定有效的檔案管理措施，以加強中學檔案管理信息化建設是十分必要的。
【關鍵詞】中學檔案管理 信息化建設 有效措施
一、加強中學檔案管理信息化建設的必要性
伴隨著科學技術的高速發展，信息化進程基本遍布各個領域，學校檔案管理工作亦在其中。越來越多的學校檔案管理工作逐步走上了信息化道路，信息技術應用給我們帶來了巨大的便利。檔案管理信息化使得檔案管理工作更加合理化、效率化！所以，我們必須通過科學創新、完善管理措施、加強中學檔案管理信息化建設的進程，最大限度地發揮檔案管理在教育教學中的作用。
二、中學檔案管理信息化建設現狀
就目前而言，不少中學電子檔案管理的建設已構成，但操作性不強、利用率不高，檔案管理信息化建設存在諸多問題，阻礙了學校檔案管理信息化建設的進程。
（一）檔案管理人員總體素質偏低
學校檔案管理信息化對檔案管理人員提出了諸多要求，除了自身檔案管理業務能力外，還對管理人員的計算機能力、檢索能力提出了更高的要求。而許多中學檔案管理部門還未形成素質優良、結構合理的檔案管理隊伍，他們中大多數未接受過檔案管理專業培訓，缺乏檔案管理信息化建設的基本知識和技能。
（二）對學校檔案管理工作認識程度不高
仍有少數學校對檔案管理工作沒有高度的重視，沒有認識到學校檔案管理工作對于學校教育教學所起的作用，影響到了學校發展規劃，為學校建設與發展埋下了隱患。
（三）學校檔案管理信息化硬件設備落后，規章制度缺乏
學校對檔案管理基礎設施方面的投資很少，不論是檔案管理團隊還是檔案基礎設施建設，都遠遠達不到檔案管理信息化標準與要求。不少學校檔案庫房老化、空間不足以及防護措施不完善等等，其后果容易造成檔案信息破損丟失，以至嚴重威脅學校檔案管理的安全性。
對于規章制度方面，缺少對學校檔案管理信息化的認識，使得學校檔案管理缺乏有效的監督機制，致使學校檔案管理信息化建設工作不能有效開展。雖然學校檔案室配有電腦，但是檔案信息數字化的管理水平較低，沒有充分利用數字化帶來的便捷。
（四）檔案利用率偏低
中學檔案資料多為紙質檔案，電子檔案的利用率偏低。
那么，中學檔案管理信息化建設的有效措施是什么呢？面對挑戰，廣大檔案工作者必須要增強檔案信息化的緊迫感。在中學檔案信息化建設過程中，應當確立保障重點的原則，就是依據檔案性質與重要性的不同，依照輕重緩急的順序對檔案進行信息化加工，對檔案信息化處理要采用最有實用價值的模式。
三、中學檔案管理信息化建設有效措施的主要內容
要確定學校檔案信息化建設的目標,提出建設任務以及分步實施規劃,制定學校數字檔案館建設實施方案,并組織專家進行論證。把檔案信息化建設項目納入學校總體發展戰略進行分步實施的預期目標。
1、強化檔案信息化的安全管理，制定切實可行的網絡系統安全管理措施和各項規章制度。學校既要維護傳統載體檔案的安全，又要維護數字檔案信息的安全。
2、加大檔案信息化管理的軟硬件建設。通過配備相應的管理設施和必要現代化辦公設備，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化的規范管理，使師生及需要檔案信息服務的人員得到快捷高質量的服務。
3、建立健全數字檔案全文數據庫和多媒體數據庫。信息化檔案的案卷和文件檢索已基本替代傳統的人工檢索查找方式，提高了檔案資料查找的速度和準確度，極大的提高了檔案管理工作利用率。
4、培養高素質的檔案管理人才。檔案管理信息化飛速發展，既要管理人員具備專業的檔案管理知識，又要他們熟練掌握計算機應用知識、網絡知識。要加強對檔案管理人員的長期培訓，促進檔案管理信息化的建設進程。
5、檔案信息化管理資源共享。對于學校檔案管理來說，信息化、網絡化已成為檔案管理發展的必然趨勢。通過網絡技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，確保資源共享，充分發揮整體優勢，實行統一管理，避免不必要的重復操作。
總之，我們必須充分認識到檔案信息化建設的重要性和必要性。要將中學的檔案信息化工作納入統一領導范圍，為檔案工作人員的培訓創造良好條件，定期對檔案管理人員進行專業檔案管理知識培訓，改善檔案管理人員的知識結構、學歷結構，以適應新形勢下的發展要求。通過利用檔案管理信息化系統，完成對文書檔案、教學檔案等各類學校檔案的編目、排序、檢索和輸出等工作，實現學校檔案管理中各類檔案的信息化處理，以及自動化管理，促進檔案工作的順利進行，保證學校檔案工作的效率和服務質量。
對于有較好基礎設施建設的學校而言，依托自身軟件研究能力可以開發手機版檔案管理的應用，進一步實現學校檔案管理信息化，使得檔案信息化管理工作更上新臺階。
四、總結與展望
檔案管理工作成為學校發展的重要基礎組成部分，中學檔案信息化管理已經成為當今社會發展的新趨勢，加強檔案基礎設施建設，提高檔案管理人員綜合素質等問題，是我們在未來很長一段時間內學校檔案管理信息化進程中所要面對的問題。檔案管理工作人員要勇于擔負起檔案信息化建設的責任，不斷優化檔案管理信息化設計方案，最大限度地發揮檔案管理在學校發展中的作用。
參考文獻：
[1]顏曉燕.研究中學檔案管理信息化建設的有效對策[J].課程教育研究，2017（11）：20.
[2]王曉帆,劉惠,田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創新思路探析[J].辦公室業務,2016(24):79.
[3]夏敏榮.信息化時代對中學檔案工作者素質的要求和提高途徑[J].辦公室業務，2015（11）：31.
編輯：紅研
【摘要】中學檔案在實際管理中是非常復雜和繁瑣的，將信息化技術與檔案管理的有效結合是教育管理的發展趨勢。由于每年學生數量眾多，學生信息量數據龐大，并且學生檔案信息對于其發展和成長來說又是非常重要的，而現代信息大都以數據的形式保存在網絡中，極大地方便歸納整理、查找利用。因此，制定有效的檔案管理措施，以加強中學檔案管理信息化建設是十分必要的。
【關鍵詞】中學檔案管理 信息化建設 有效措施
一、加強中學檔案管理信息化建設的必要性
伴隨著科學技術的高速發展，信息化進程基本遍布各個領域，學校檔案管理工作亦在其中。越來越多的學校檔案管理工作逐步走上了信息化道路，信息技術應用給我們帶來了巨大的便利。檔案管理信息化使得檔案管理工作更加合理化、效率化！所以，我們必須通過科學創新、完善管理措施、加強中學檔案管理信息化建設的進程，最大限度地發揮檔案管理在教育教學中的作用。
二、中學檔案管理信息化建設現狀
就目前而言，不少中學電子檔案管理的建設已構成，但操作性不強、利用率不高，檔案管理信息化建設存在諸多問題，阻礙了學校檔案管理信息化建設的進程。
（一）檔案管理人員總體素質偏低
學校檔案管理信息化對檔案管理人員提出了諸多要求，除了自身檔案管理業務能力外，還對管理人員的計算機能力、檢索能力提出了更高的要求。而許多中學檔案管理部門還未形成素質優良、結構合理的檔案管理隊伍，他們中大多數未接受過檔案管理專業培訓，缺乏檔案管理信息化建設的基本知識和技能。
（二）對學校檔案管理工作認識程度不高
仍有少數學校對檔案管理工作沒有高度的重視，沒有認識到學校檔案管理工作對于學校教育教學所起的作用，影響到了學校發展規劃，為學校建設與發展埋下了隱患。
（三）學校檔案管理信息化硬件設備落后，規章制度缺乏
學校對檔案管理基礎設施方面的投資很少，不論是檔案管理團隊還是檔案基礎設施建設，都遠遠達不到檔案管理信息化標準與要求。不少學校檔案庫房老化、空間不足以及防護措施不完善等等，其后果容易造成檔案信息破損丟失，以至嚴重威脅學校檔案管理的安全性。
對于規章制度方面，缺少對學校檔案管理信息化的認識，使得學校檔案管理缺乏有效的監督機制，致使學校檔案管理信息化建設工作不能有效開展。雖然學校檔案室配有電腦，但是檔案信息數字化的管理水平較低，沒有充分利用數字化帶來的便捷。
（四）檔案利用率偏低
中學檔案資料多為紙質檔案，電子檔案的利用率偏低。
那么，中學檔案管理信息化建設的有效措施是什么呢？面對挑戰，廣大檔案工作者必須要增強檔案信息化的緊迫感。在中學檔案信息化建設過程中，應當確立保障重點的原則，就是依據檔案性質與重要性的不同，依照輕重緩急的順序對檔案進行信息化加工，對檔案信息化處理要采用最有實用價值的模式。
三、中學檔案管理信息化建設有效措施的主要內容
要確定學校檔案信息化建設的目標,提出建設任務以及分步實施規劃,制定學校數字檔案館建設實施方案,并組織專家進行論證。把檔案信息化建設項目納入學校總體發展戰略進行分步實施的預期目標。
1、強化檔案信息化的安全管理，制定切實可行的網絡系統安全管理措施和各項規章制度。學校既要維護傳統載體檔案的安全，又要維護數字檔案信息的安全。
2、加大檔案信息化管理的軟硬件建設。通過配備相應的管理設施和必要現代化辦公設備，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化的規范管理，使師生及需要檔案信息服務的人員得到快捷高質量的服務。
3、建立健全數字檔案全文數據庫和多媒體數據庫。信息化檔案的案卷和文件檢索已基本替代傳統的人工檢索查找方式，提高了檔案資料查找的速度和準確度，極大的提高了檔案管理工作利用率。
4、培養高素質的檔案管理人才。檔案管理信息化飛速發展，既要管理人員具備專業的檔案管理知識，又要他們熟練掌握計算機應用知識、網絡知識。要加強對檔案管理人員的長期培訓，促進檔案管理信息化的建設進程。
5、檔案信息化管理資源共享。對于學校檔案管理來說，信息化、網絡化已成為檔案管理發展的必然趨勢。通過網絡技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，確保資源共享，充分發揮整體優勢，實行統一管理，避免不必要的重復操作。
總之，我們必須充分認識到檔案信息化建設的重要性和必要性。要將中學的檔案信息化工作納入統一領導范圍，為檔案工作人員的培訓創造良好條件，定期對檔案管理人員進行專業檔案管理知識培訓，改善檔案管理人員的知識結構、學歷結構，以適應新形勢下的發展要求。通過利用檔案管理信息化系統，完成對文書檔案、教學檔案等各類學校檔案的編目、排序、檢索和輸出等工作，實現學校檔案管理中各類檔案的信息化處理，以及自動化管理，促進檔案工作的順利進行，保證學校檔案工作的效率和服務質量。
對于有較好基礎設施建設的學校而言，依托自身軟件研究能力可以開發手機版檔案管理的應用，進一步實現學校檔案管理信息化，使得檔案信息化管理工作更上新臺階。
四、總結與展望
檔案管理工作成為學校發展的重要基礎組成部分，中學檔案信息化管理已經成為當今社會發展的新趨勢，加強檔案基礎設施建設，提高檔案管理人員綜合素質等問題，是我們在未來很長一段時間內學校檔案管理信息化進程中所要面對的問題。檔案管理工作人員要勇于擔負起檔案信息化建設的責任，不斷優化檔案管理信息化設計方案，最大限度地發揮檔案管理在學校發展中的作用。
參考文獻：
[1]顏曉燕.研究中學檔案管理信息化建設的有效對策[J].課程教育研究，2017（11）：20.
[2]王曉帆,劉惠,田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創新思路探析[J].辦公室業務,2016(24):79.
[3]夏敏榮.信息化時代對中學檔案工作者素質的要求和提高途徑[J].辦公室業務，2015（11）：31.
編輯：紅研