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江蘇省灌南縣財政局會計中心  成 斌

電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。電算化會計檔案管理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。 

　　 一、電算化會計檔案的特點  

　　1、電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還有所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。 

2、電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在。

3、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。 

　　4、電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。 

　　二、電算化會計檔案包含的內容 

　　1、機制會計檔案，包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，還包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 

　　2、機讀會計檔案，包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據和會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫。 

　　三、對電算化會計檔案生成的管理控制 

　（一）機制會計檔案生成的管理控制 

　　1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員、審核記賬員應認真審核原始憑證的合法性、正確性；除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管簽章，方可作為有效的會計檔案保管。 

　　2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現金日記賬、銀行存款日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出、核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章方可作為有效的會計檔案保管。總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。 

　　3.機制財務會計報告類生成的管理控制。會計報表和部分分析結果由會計電算化系統產生，同樣需要有關會計人員簽章，方可作為有效的會計檔案保管。 

　（二）機讀會計檔案生成的管理控制 

　　機讀會計檔案只能以電子數據狀態保存，通過會計數據備份的方式生成。根據有關規定，會計檔案的載體以紙介質為主，以磁、光電等其他介質為輔，但發展方向是以方便、可靠而經濟的磁性或光電等介質取代紙介質。 我們應采取加密碼的“數字簽名”，簽名后的磁性介質或光盤存儲的會計數據方可作為有效的會計檔案保管。 

四、電算化會計檔案管理應注意的問題 

鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題： 

1、要加強對對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。 

2、電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應注意在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質；對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣；對存放往年會計檔案的介質應定期復制；對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。