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文/王改萍

　　   【摘要】：做好社會保險檔案管理工作一直是各項工作的重中之重，而做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，從紙介檔案到數字檔案的探索，我們需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。 

　  【關鍵詞】：社會保險、檔案、創新 

　　隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。 

　　  一、社會保險檔案管理現狀 

（一）社會保險的參保人數增長迅速 

我國社會保險的參保數，增長迅速。全國參加城鎮基本養老保險的人數，參加基本養老保險的農民工人數逐年增長，參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。 

　　（二）負責社會保險檔案管理的部門分散

　　我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。 

　　（三）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

　　社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。 

　　 二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題 

　　（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

　　由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使其管理工作處于無序狀態。 

　　（二）社會保險檔案管理體制不規范

　　由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。 

　　（三）社會保險檔案存檔的條件差

　　由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。 

　　　三、社會保險檔案管理的解決辦法 

　　（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

　　社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。保存起來不方便，將這些材料進行電腦掃描儲存，可靈活運用；而一些當前常用的數據可制作成光盤。 

　　（二）根據社保檔案類別進行分類管理

　　根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

　　（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

　　建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，提高工作的透明度。 

　　（四）統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

作者：山西省文水縣醫保中心