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山西省文水縣經濟和信息化局      武曉艷

檔案是歷史的真實記錄。隨著社會的發展，信息技術的進步，把檔案看成文件庫的傳統認識正在被記憶庫的認識所取代。對于事業單位來說，檔案管理是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保證，對推動單位自身的科學發展，促進社會精神文明建設、維護人民群眾的正當權益起著越來越重要的作用。

    一、事業單位檔案管理工作的現狀。

（一）事業單位工作人員對檔案工作的重要性認識不夠。

長期以來，事業單位的工作人員對檔案工作的認識存在誤區。首先，是單位的領導忽視檔案管理工作，認為檔案工作不能產生直接的經濟效益，上級部門在年度和任期考核中也沒有把檔案工作納入重要的考核范圍，所以在檔案日常管理等方面未給予足夠的重視與監管。其次是事業單位的一些檔案工作人員自身的責任心不強。在檔案的整理與管理工作中沒有做到盡職盡責，以為只要不丟失、不泄密即可，使得檔案工作嚴重擱淺。

（二）事業單位的檔案管理配備的人力、物力資源不夠。

當前的事業單位在進行人事檔案管理時仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統”或“人事檔案管理系統”，也會因為系統功能和自身能力的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機，在調閱檔案和資料檢索時，仍習慣于手工操作。

二、新形勢下的檔案管理工作。

隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性，管理的規范性，利用的有效性。新形勢下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。檔案作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，在當今世界科學技術突飛猛進，特別是網絡技術高速發展的時代，更應大膽采用新技術，適應時代的發展，否則就會被時代所淘汰。

三、新形勢下事業單位應實現檔案管理的信息化

（一）事業單位應加強對檔案管理重要性的認識

檔案對于任何一個組織或單位都是必不可少的資源，檔案內部收集到的信息數據對一個組織發展有著很大的促進作用。檔案管理工作應引起事業單位的足夠重視，這樣才能為單位內部的信息資源利用提供方便。單位領導應重視檔案管理工作，雖然它不是績效考核的指標，但檔案管理關系到單位以后長遠的發展，而且檔案工作涉及到單位的每個人，關系到個人的切身利益，應引起每個人的重視。檔案管理者要愛崗敬業，使領導滿意自己的工作，要增強服務意識。

（二）事業單位實現檔案管理信息化的意義

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以提升檔案管理的辦事效率，促進檔案管理工作的有序進行。隨著信息化檔案管理模式的運行，其對于事業單位工作的促進作用更為顯著，以人事檔案管理為例，其在管理期間需顧及到各方面的內容，例：職工入職、退休、調動等，為了準確統計，動態了解這些情況，則需要先“歸檔”后才能查詢，在這一處理過程中融合計算機技術，可以將檔案資料的詳細情況體現出來，從而保證各項檔案管理工作有序進行，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

（三）事業單位檔案管理信息化的策略

1、制定事業單位的檔案管理信息化的總體規劃
　　在檔案管理信息化的總體規劃制定之時，應服從服務于事業單位發展的戰略。在分析事業單位自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。

2、建立起一個實用的檔案信息網站
　　檔案網站是事業單位的檔案部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設之中，應該把檔案的管理系統納入事業單位的管理信息系統，構建一個一體化系統，把本單位各個部門的信息統籌考慮進去，實現資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益。

3、逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化是進行檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上發布，以提供服務。館藏檔案的全文數字化并不是對所有館藏進行全文數字化，而是對館藏的檔案資源數字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數字檔案館也不意味著傳統的檔案館要消亡，兩者應長期共存，相互補充。

　　對事業單位的檔案進行數字化管理是當前科技與社會發展的必然要求。各個事業單位要重視其檔案管理，根據實際情況制定出一個檔案數字化管理的總體規劃，建設好自己的檔案信息網站，使檔案信息化符合國內外的標準，并不斷提高檔案管理人員的素質，不斷提高工作效率，適應時代發展。