計算機軟件在辦公系統中的應用

       INTERNET的廣泛普及，現代計算機技術的日新月異。正在深刻地改變傳統的辦公方式，一些軟件有利于提高組織內部協作效率、信息效率，并幫助個人實現輕松辦公，提高管理效率。目前辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統計，小到會議記錄，數字化的辦公，離不開辦公軟件的協助。目前辦公軟件朝著操作簡單化，功能細化等方向發展。講究大而全的office系列和專注與某些功能深化的小軟件并駕齊驅。大方向講比如OA系統是電子政務應用的基礎，也就是是人們常說的無紙化辦公。還有就是協同管理軟件，解決流程管理和信息共享的問題。企業中，順暢的溝通對生產效率、管理質量起到至關重要的作用。在異步通信已無法滿足辦公需求的形式下，好的即時溝通平臺，能夠幫助實現高效溝通。
       辦公自動化都具有一定固定流程。所謂的固定流程指的是對于某個審批模板，先設定好其需要審批的流程，在審批的過程中，單據會按照設定的流程一步步走下去。如：申請者-部門經理-總經理。1. 自由流程所謂自由流程說得簡單點就是上一步決定下一步，由上一步的審批人在審批完成后，根據需要選定下一步由誰去審批或者結束流程。對于單位某個流程不太明確或者可變性非常大的比較適用。2. 固定流程和自由流程的結合。固定流程和自由流程相結合指的是：原則上流程已經設好了，應該一步步走下去，但是在某個位置，審批人可以選定下一步的審批人，然后再按照預定的流程走下去。如：申請者-部門經理-出納-財務經理，對于大一點的公司，有多個出納，哪個出納在崗，就讓哪個出納審，那么就可以把出納那步設成自由流程，當部門經理審批完后，會自動列出所有的出納，部門經理選擇其中的一個出納然后提交。3. 條件流轉以請款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經理-總經理，那么在流程定義的時候，需要根據單據的填寫值進行判斷，系統自動選擇流程。企業中，暢順的溝通對生產效率、管理質量起到至關重要的作用。在異步通信已無法滿足辦公需求的形式下，好的即時溝通平臺，能夠幫助實現高效溝通，應用于日常辦公就體現在第三方軟件平臺的支持與架構。企業員工可以輕松地通過服務器所配置的組織架構查找需要進行通訊的人員，并采用豐富的溝通方式進行實時溝通。文本消息、文件傳輸、直接語音會話或者視頻的形式滿足不同辦公環境下的溝通需求。
       通過一些軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。就一層樓辦公而言，公司各部門、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了一些第三方軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在一層樓之間形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。可以通過第三方軟件支持，例如：騰訊通RTX是（Real Time eXpert）幫助企業提高運作效率、降低溝通成本、拓展商業機會，是一種高度可管理、低成本、易部署的IT平臺。RTX集成了豐富的溝通方式，包括文本會話、語音/視頻交流、手機短信、文件傳輸、IP電話、網絡會議、以及應用程序共享、電子白板等遠程協作方式。
       通過軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告發布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。拿騰訊推出的RTX為例（為什么我不推薦QQ或者MSN等通訊軟件，是因為QQ和MSN經過運營商的服務器，因為大眾化的問題，各種破解、外掛軟件十分流行，做個人聊天工具還行，做為企業級應用，總是讓人不放心。OA系統已經很成熟，但實時的協同性卻不能讓人滿意。傳統OA是功能單一的通用工作流系統，而傳統MIS則是缺乏協助性的數據處理系統，而有色院綜合管理系統則通過和RTX集成，融合了二者的優勢，為個人和部門提供了一個具有人性化設計的統一辦公門戶，系統根據不同員工的崗位和權限，將其需要的功能集成在這個門戶內，實現真正的人本管理。）它能即時溝通交流,方便、快捷地即時消息發送與接收，提供個性化展示以及狀態展示，提供查看聯系人在線狀態信息，可以方便、清晰地了解聯系人的在線狀態。提供廣播消息和系統消息，通知用戶關鍵信息，節省很多相關的通信費用，上下級間的溝通也將更加順暢。
       以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。
       在企業管理過程中，無論是管理人員，還是生產執行人員手頭工作越積越多，往往顧此失彼，直接影響工作進程，有色院綜合管理系統能自動采集關鍵任務進度信息，形成任務到達和預警通知。工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。監控是協同工作的有力保證。軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。通過服務器操作，可對部門、分組、個人進行權限控制，允許或禁止使用某項功能，保證即時通信的可管理性和網絡資源的合理分配；此外，可對信息進行存檔和監控，保證企業的信息傳播安全。
       首先，使用軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成 (2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息發布平臺使無效會議減少。
       其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。
       第三，提高了管理效率。在軟件平臺上，可以了解每項業務、每個整理員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。
       第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經營風險，增加了監督性。
       最重要的一點是實現了知識管理。文檔管理自動化可以使優秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
       以上是介紹通過集成平臺及時提醒相關人員，使各項工作流程井然有序，順利推進，保證了公司運作的安全和連貫。過去在企業的信息化建設往往重視人、財、物這些有形的物質資產管理，忽視了知識資產的管理。辦公軟件為各類工作人員的知識資產的安全，商務溝通，起到了很好的提高效率的作用，成為企業“提高生產力”的有力工具。下面介紹幾款辦公中常用的軟件在日常辦公中帶來的效率和效果。
       最早的辦公軟件出現在1977年，Apple II問世，PC之火全面燃開。但是真正推動銷售的還待一個軟件的出現：這就是Bricklin開發的電子表格Visicalc。1982年發布的電子表格Lotus 1-2-3。可以毫不夸張地說，這時的軟件已經成為計算機業重要的推動力，也確立了軟件業的重要地位。辦公軟件慘烈一戰：微軟 vs Lotus。微軟Office的締造者、前首席軟件設計師西蒙尼回憶到：“我第一次看到Lotus 1-2-3，我就知道我們遇到麻煩了。”Lotus 1-2-3的目標是256K內存的計算機，性能多而且運算速度快，Lotus很快就奪得銷量第一，還成為世界上第一個銷售超過100萬套的軟件。但意外的是微軟Multiplan在歐洲取得了成功。Microsoft Word是西蒙尼領導開發的第二個應用程序。1983年1月1日，微軟發布Word For Dos 1.0，這是一個里程碑式的軟件產品。
       從1989年的office第一版，界面和windows3基本無異。最初幾個版本工具條變化是很明顯的。更多的色彩（256色）出現了，頗具創新意義，也頗具爭議的office小助手出現了。（97版的容顏實在不敢恭維），它其實相當于一個動畫了的智能幫助。對于苦悶的工作是個調節，但是每次默認啟動同樣的畫面，問同樣愚蠢的問題，讓人覺得很可笑。雖然后面的版本甚至做的更精致，添加了眾多角色。最終在2003的版本里還是去掉了默認啟動。圖表數字看來菜單項從50增加到近300工具欄、任務Panes增加到30 20個新特性的增長，導致沒有地方放置。很難找到１０年歷史的功能。 設計新的用戶體驗旨在：讓產品更加易用，增加人們使用產品的效率，讓人們簡單的發現需要的功能，可以創造更爽的文檔。 有很多新設計點被介紹，這里摘錄一些， Ribbon替代傳統的菜單和工具欄，非模態的界面設計，更加易于瀏覽，有很多tabs組成，每個tab由多個塊chucks組成，每個塊可以包含各自的控件，可以包含更多種類的控件 按鈕、圖形(Gallleries)、對話框，開發者可以自定制tab和chuck。
       辦公軟件是不僅是基礎軟件中應用最廣泛的軟件之一，也與信息安全的關系特別密切。作為平臺性的軟件，一旦遭到破壞，整個系統就必然受到威脅。而基礎軟件的中國市場份額，無論是操作系統、數據庫管理軟件、中間件，還是辦公軟件，都被跨國巨頭所把持，這是目前我們面臨的比較嚴峻的形勢。所以筆者還是比較喜歡國產的WPS （Word Processing System），是金山軟件公司的一種辦公軟件。最初出現于1989年，在微軟Windows系統出現以前，DOS系統盛行的年代，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件，1988年到1996年之間，“WPS就是電腦的代名詞”，WPS在國內辦公軟件的市場份額曾高達90%以上。1996年是一個特殊的年份：對于金山，這是悲傷的一年，WPS告別了陽光燦爛的日子，與微軟的競爭“輸得一塌糊涂”；對于微軟，則是“拿下”中國市場的標志性年份。2008年8月的一天，當雷軍向求伯君提出“我們準備以3年時間和3500萬人民幣重寫WPS，年后的2005年，WPS的“脫胎換骨版”問世，WPS2005不僅實現了操作界面等形式上與微軟Office99.99%的一模一樣，技術上還實現了超越。正當金山擔憂這個研發周期耗費的資金從何而來時，WPS研發項目成為“國家863計劃”課題，獲得了一筆啟動資金。雖然微軟不僅在國內而且在海外市場，都是金山WPS最大的競爭對手。但沒有了盜版的阻礙，在日本這個良好的市場中，WPS憑借優越的性價比、與微軟Office深度兼容的特性，相當于微軟Office十幾分之一的超小體積，爭得市場空間并非難事。WPS Office是一款的辦公軟件套裝，可以實現辦公軟件最常用的文字、表格、演示等多種功能。內存占用低，運行速度快，體積小巧。具有強大插件平臺支持，免費提供海量在線存儲空間及文檔模板，支持閱讀和輸出PDF文件，全面兼容微軟Office97-2010格式（doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等）。
       第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準。科技的進步使得企業可以借助計算機技術提升效益。ERP實現企業的資源效率，則務軟件實現企業的資金效率，軟件則提升企業的信急效率、協作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。一個比較好的勾通軟件，能讓企業通過互聯網連成一體。
                                                                （作者單位：江蘇省東臺市宣傳部）