山西省文水縣武午學(xué)校  樊麗華

學(xué)校在教學(xué)過程中形成各種文字材料，除一部分沒有保存價值外，余下的保存下來的文字材料形成檔案。主要由文書檔案、教學(xué)檔案、聲響檔案、照片檔案等組成。檔案是學(xué)校的重要財富，檔案工作是學(xué)校工作的一部分，學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，對于學(xué)校提高教學(xué)質(zhì)量，深化教學(xué)改革具有重要的意義。學(xué)校的檔案管理總體來說，分為兩部分，一是檔案的管理者；二是檔案的內(nèi)容。現(xiàn)就學(xué)校檔案的綜合管理問題進(jìn)行探討。

一、 學(xué)校檔案綜合管理的重要性。

學(xué)校檔案的綜合管理就是將學(xué)校的各部門.各種檔案看成一個整體集中進(jìn)行管理。它具有以下幾方面的         益處：

1、學(xué)校檔案的綜合管理可以將學(xué)校的重要檔案集中起來統(tǒng)一保管，統(tǒng)一管理，使學(xué)校的檔案集中起來，防止遺漏，從而使學(xué)校的檔案的信息全面、完整。現(xiàn)在一些學(xué)校普遍對自己檔案的重要性認(rèn)識不足，平時疏于集中保管，到了用的時候才東找西找，嚴(yán)重影響工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

    2、學(xué)校檔案的綜合管理可以使本校的檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，便于利用。學(xué)校各科、室的檔案集中起來統(tǒng)一管理，既可以節(jié)約空間，又可以實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的規(guī)章制度，以提高利用的效率。

二、學(xué)校檔案的綜合管理的方法

為了加強(qiáng)我校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平，適應(yīng)日益發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，提高學(xué)校檔案綜合管理水平充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為教育、教學(xué)、科研和管理服務(wù)，維護(hù)學(xué)校歷史面貌，結(jié)合本校的實際情況，制定本辦法。

1、健全統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，實行專人負(fù)責(zé)。

由一名校領(lǐng)導(dǎo)組建一個校檔案管理組，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》“集中統(tǒng)一管理”的原則，對檔案綜合管理工作逐步做到“三納入”，既納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位現(xiàn)任制，使檔案工作實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。各科、室在教學(xué)過程中，形成檔案及時集中起來，送還檔案室，這樣就可以防止檔案的流失，增強(qiáng)檔案的利用價值。

2、實行規(guī)范的檔案管理制度。

學(xué)校的各科、室形成的檔案，根據(jù)上級部門的要求和檔案管理的特殊性，健全各類規(guī)章制度。只有制度健全，才能使檔案的管理走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

（1）把所有原先不分保管年限的各級各類文件以年度為單位分為永久、長期、短期三類進(jìn)行歸檔裝訂。要剔除一些無用的文件，取其精華才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步。 

（2）把所有的那些內(nèi)容混雜的教學(xué)管理類材料，進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。以學(xué)年為單位，按問題排列分為永久、長期、短期三類進(jìn)行歸檔裝訂。 

　 （3）基建類、設(shè)備類、照片類從文書檔案中抽出單獨(dú)編目錄號。在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

（4）完善和充實教師業(yè)務(wù)類、特種載體類，學(xué)校在教學(xué)過程中形成的檔案。既包括學(xué)校在教學(xué)過程中的常規(guī)信息，又包括教師在教學(xué)過程中形成的值得借鑒的教學(xué)心得，對于這些信息要求教師把應(yīng)歸檔的證書，各類評比、比賽中獲獎的榮譽(yù)證書復(fù)印件上交，以文書的形式保存下來 ，既可以有效的保證正常進(jìn)行教學(xué)，又可以促進(jìn)教學(xué)。

3、擴(kuò)大學(xué)校檔案門類的收藏。

從原來的三大類到目前的九大類：黨群類，行政類，教學(xué)管理類，學(xué)生學(xué)籍類，教師業(yè)務(wù)類，基建類，設(shè)備類，會計類，特種載體類。 

4、利用現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案的管理水平。

    檔案管理實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平管理提供許多便利條件，采用計算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍，是檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。加強(qiáng)檔案的信息資源利用，以最大的限 度促進(jìn)教學(xué)。

   總之，建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量。對學(xué)校行政管理、教學(xué)科研等各項工作的發(fā)展具有積極的作用。各級各單位要在搞好學(xué)習(xí)、宣傳活動的基礎(chǔ)上，扎實推進(jìn)檔案法制化建設(shè)，把檔案工作提高到一個新的水平。

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