江蘇省灌南縣財政局會計中心  成 斌

電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。電算化會計檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。 

　　 一、電算化會計檔案的特點  

　　1、電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還有所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。 

2、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在。

3、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。 

　　4、電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。 

　　二、電算化會計檔案包含的內(nèi)容 

　　1、機制會計檔案，包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，還包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 

　　2、機讀會計檔案，包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)和會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。 

　　三、對電算化會計檔案生成的管理控制 

　（一）機制會計檔案生成的管理控制 

　　1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員、審核記賬員應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管簽章，方可作為有效的會計檔案保管。 

　　2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出、核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管在賬簿上簽章方可作為有效的會計檔案保管。總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。 

　　3.機制財務(wù)會計報告類生成的管理控制。會計報表和部分分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，同樣需要有關(guān)會計人員簽章，方可作為有效的會計檔案保管。 

　（二）機讀會計檔案生成的管理控制 

　　機讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。 我們應(yīng)采取加密碼的“數(shù)字簽名”，簽名后的磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)方可作為有效的會計檔案保管。 

四、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題 

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個問題： 

1、要加強對對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。 

2、電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應(yīng)注意在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護”字樣；對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制；對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行替換；對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。