淺談文物檔案的科學(xué)管理

文/王震

1前言

文物指的是可以供人們鑒賞、研究的歷史器物。文物主要包括以下幾種類型：（1）與歷史上一些重大事件或者重要任務(wù)相關(guān)的、具有歷史紀(jì)念意義和歷史價(jià)值的紀(jì)念物、建筑物或者遺址；（2）具有很高歷史、科學(xué)或者藝術(shù)價(jià)值的歷史文物古跡；（3）歷史上各個(gè)時(shí)代具有價(jià)值的工藝美術(shù)品、藝術(shù)品等；（4）各種歷史文獻(xiàn)資料以及具有重大歷史、科學(xué)、藝術(shù)價(jià)值的古書籍資料等；（5）能夠反映歷史的各個(gè)時(shí)代的社會(huì)制度、生產(chǎn)、生活的具有代表性的實(shí)物。

文物檔案管理工作隸屬于文物管理部門，市文物保護(hù)工作當(dāng)中一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。隨著文物善良的日益增多和歷史資料內(nèi)容的日益豐富，隨之而帶來的文物檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增加，文物檔案管理工作也面臨著一些新的問題與新的情況。因此，文物管理部門需要重視與加強(qiáng)文物檔案的科學(xué)管理工作，采取措施切實(shí)保證文物檔案的完整性與安全性，最大限度的降低文物檔案由于自然因素和人為因素所造成的損毀。

2文物檔案的特點(diǎn)

2.1文物檔案是文物的一種伴隨物

歷史文物是人類歷史上所流傳下來的具有明顯時(shí)代特征的一類器物。后世人通過對(duì)這些歷史器物進(jìn)行研究，可以了解人類在不同的歷史時(shí)期的政治經(jīng)濟(jì)形態(tài)、生產(chǎn)生活方式等重要信息，并由此逐漸了解人類社會(huì)的發(fā)展軌跡。研究人類歷史的社會(huì)發(fā)展軌跡是需要大量有價(jià)值的歷史文物為前提的，每一項(xiàng)研究成果最終都是以文物檔案的形式保存的，形成與文物密不可分的有機(jī)整體。從這一點(diǎn)可知，文物檔案的收集整理工作要與文物研究項(xiàng)目配套，并且要與相關(guān)文物一并保存。

2.2形成文物檔案需要不斷積累

文物檔案的形成是起始于文物的發(fā)掘工作，之后，在文物的收藏、鑒定、修復(fù)等過程當(dāng)中都不斷的產(chǎn)生了新的文物檔案。從這一點(diǎn)看，文物檔案的收集整理工作只能采取追蹤文物的方式進(jìn)行。

3如何實(shí)施文物檔案的科學(xué)管理

文物檔案的科學(xué)化管理是學(xué)科發(fā)展的必然方向。在信息化時(shí)代，如何做到文物檔案管理工作的科學(xué)化是一個(gè)新問題。現(xiàn)階段的文物檔案管理與查閱工作，既要求將與文物相關(guān)的資料收集完整、規(guī)范，有要求對(duì)所得到的資料進(jìn)行科學(xué)的編目，文物管理人員要編制各種有效地檢索工具，以此有利于以后的查閱利用。此外，還要制定一些文物檔案管理制度，建立“檔案借閱登記簿”，將所有人借閱檔案資料的日期、目的、所查閱檔案的編號(hào)等信息逐一錄入計(jì)算機(jī)的軟件管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)化的文物檔案管理系統(tǒng)，為建立一個(gè)科學(xué)高效的現(xiàn)代化文物檔案管理系統(tǒng)提供了便利條件。

由于文物檔案的來源渠道非常負(fù)載，所以在文物檔案中所包含的信息也是多種多樣的，這就需要文物工作人員在文物檔案資料的前期處理工作當(dāng)中，將文物檔案材料進(jìn)行細(xì)致的分類整理，將資料當(dāng)中所蘊(yùn)含的各種信息進(jìn)行加工處理。可以將這些整理出來的信息錄入相關(guān)的軟件當(dāng)中，通過一定的程序?qū)λ�錄入的資料進(jìn)行分類、組卷，整理出合理的案卷目錄和卷內(nèi)文件的詳細(xì)目錄。傳統(tǒng)的手工檢索系統(tǒng)采用的是文獻(xiàn)單元的方式，檢索方式完全依賴于檢索人員的手翻、眼看和大腦的一瞬間的判斷，這種檢索方式效率低下，已經(jīng)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代文物檔案管理工作的需要。現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)采用的是標(biāo)識(shí)單元的方式，檢索過程完全由計(jì)算機(jī)來完成，檢索策略固定化、程式化，檢索效率與檢索準(zhǔn)確率也被大大提高。同時(shí)，這種檢索方式還有利于隨時(shí)掌握已有文物當(dāng)演的利用情況，了解已有檔案的使用效果，及時(shí)反饋文物檔案當(dāng)中所需要補(bǔ)充的信息與內(nèi)容，使文物檔案管理工作能夠得到不斷的完善，使其能夠更好的為歷史工作服務(wù)。

4開發(fā)利用文物檔案信息

4.1保存文物檔案的目的

保存文物檔案的主要目的就是為了以后能夠利用這些資料。文物檔案所蘊(yùn)含的學(xué)術(shù)價(jià)值是其他任何一種資料都無法相比的，文物檔案不僅可以為歷史研究提供生動(dòng)真實(shí)的素材，還可以為社會(huì)的各個(gè)部門的理論學(xué)習(xí)研究提供最詳實(shí)的第一手資料，為科學(xué)研究工作提供必要的依據(jù)。

4.2加強(qiáng)收集資料的工作，不斷豐富檔案的內(nèi)容

豐富的檔案資料內(nèi)容是離不開之前的收集工作的，在收集資料的過程當(dāng)中應(yīng)該要以能夠客觀真實(shí)反映地方的歷史文化相關(guān)的檔案資料為重點(diǎn)，此舉的作用能夠補(bǔ)充與完善文物檔案的內(nèi)容，為科學(xué)研究提供重要的依據(jù)。

4.3出版相關(guān)資料文獻(xiàn)

注重文物檔案的服務(wù)性與社會(huì)性，整理編輯并出版各種文物鑒賞的書籍等，印刷碑文的拓片或者其他文物的照片，此舉不僅可以為編寫歷史資料提供服務(wù)，還可以為文物愛好者和游客提供多方面的幫助，提供有償?shù)姆��?wù)。

5總結(jié)

文物檔案的科學(xué)管理，要考慮的是整個(gè)文物檔案管理體系，組成該體系的縱向節(jié)點(diǎn)以及橫向節(jié)點(diǎn)都應(yīng)該達(dá)到當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展水平與實(shí)際需要，這樣才能夠充分發(fā)揮出文物檔案管理工作的整體優(yōu)勢(shì)，提高整個(gè)文物檔案管理系統(tǒng)的綜合工作能力。部分節(jié)點(diǎn)或者某一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)發(fā)生故障，都很有可能導(dǎo)致整個(gè)管理系統(tǒng)被梗阻。簡而言之，我國的文物檔案管理工作要走科學(xué)化的道路。

 (作者地址:山東省東營市利津縣博物館)